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note de frais

La note de frais permet aux salariés de se faire rembourser un frais qu’il a dû avancer pour son activité professionnelle, par son employeur. Elle est très utile mais comporte des obligations et une forme.

Si tu veux tout savoir sur la note de frais, tu es au bon endroit !

En bref

A quoi sert une note de frais ?

Elle permet à l’employeur de rembourser l’employé qui a avancé des frais pour des besoins professionnels.

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Quelles obligations sont rattachées à la rédaction d’une note de frais ?

L’employeur est obligé de rembourser la note de frais. Le salarié est obligé quant à lui de respecter la forme de la note de frais.

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Qu’est-ce qu’une avance sur frais ?

L’employeur avance des frais à son salarié pour une mission déterminée.

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Quels sont les modèles de note de frais ?

L’entreprise a souvent un modèle pré-fait. Cependant, si tu te lances, la note de frais a un modèle type !

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1. Une note de frais : à quoi ça sert ?

Une note de frais c’est un document rédigé par un salarié de ton entreprise afin de se faire rembourser des frais professionnels pour les besoins de son activité professionnelle et dans l’intérêt de son employeur. Ces frais sont obligatoirement remboursés par l’employeur et la note de frais sert de justificatif pour obtenir le remboursement des frais.

Il existe trois méthodes pour l’employeur de rembourser les frais professionnels :

  • La méthode du forfait pour des frais de logement ou des frais de déplacement,
  • La déduction forfaitaire sur le salaire brut,
  • La méthode des frais réels, lorsque l’employeur rembourse au salarié les dépenses engagées pour leur valeur réelle. C’est pour cette méthode que ce document est obligatoire et nécessaire pour justifier les dépenses du salarié. Seuls les frais de déplacement, les frais de logement ou encore les frais de repas, sont considérés comme des frais professionnels.

2. Quelles obligations avec une note de frais ?

La note de frais doit remplir des conditions pour ouvrir la voie au remboursement. Elles doivent représenter des dépenses engagées pour les besoins de l’activité professionnelle dans l’intérêt de l’employeur et surtout être proportionnées et non-abusives.

Il faudra que le salarié joigne les factures qui correspondent aux dépenses qui figurent sur la note de frais transmise à l’employeur. En effet, les remboursements sont exonérés de cotisations sociales, les contrôleurs de l’URSSAF peuvent contrôler le bien-fondé de ces remboursements. Ainsi, ce document doit être le plus détaillé possible.

Il faut rappeler qu’aucune clause dans le contrat de travail ne peut remettre en cause l’obligation pour l’employeur de rembourser les notes de frais. De plus, en pratique, la note de frais est remboursée au salarié à la fin du mois.

3. L’avance sur frais : pourquoi ?

L’avance de frais permet d’anticiper le remboursement de notes de frais par le salarié avant son départ pour une mission professionnelle. Elle permet au salarié d’avoir une avance pour lui éviter de puiser dans son portefeuille propre. Il pourra utiliser cette avance de manière libre pour financer ses frais de repas, de déplacement et d’hébergement.

A l’issue de sa mission, les notes de frais ainsi que des justificatifs doivent être présentés. En fonction de la somme, le salarié devra verser le surplus ou bien être remboursé. Les avances peuvent être ponctuelles ou bien permanentes.

Ces avances ne sont pas une obligation de l’employeur et ne relèvent que de l’usage au sein de l’entreprise.

4. Modèle d’une note de frais

Souvent, le modèle de la note de frais est déjà établi dans l’entreprise. Elle se présente sous la forme d’un tableau, qui expose le nom du salarié concerné, la date des frais, le montant et la nature de la dépense engagée.

Cependant, suivant la nature de la dépense, des précisions doivent être apportées. Pour les notes de frais qui se rapportent à un repas, elle doit indiquer le montant de la note, le nom des invités et le motif de l’invitation. Pour les frais de déplacement, il doit indiquer le nombre de kilomètres effectués, le motif du déplacement, le trajet, etc. Pour les dépenses d’hébergement, il faut que le salarié prouve qu’il se trouvait dans l’impossibilité de regagner son domicile. Ce document doit comporter la raison et le lieu du déplacement.

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Validation Gojee

Les avances de frais sont très utiles pour la vie en entreprise. L’employeur fait confiance à son salarié en lui avançant des frais pour une mission déterminée !