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coffre fort numérique

La dématérialisation touche un grand nombre d’entreprises et implique de nouveaux modes de gestion des salariés. Ces modifications touchent les bulletins de paie, qui sont de plus en plus dématérialisés !

Dès lors, de nouvelles solutions apparaissent pour le stockage de ceux-ci.

En bref

Pourquoi conserver ses bulletins de salaire ?

Les bulletins de salaire peuvent être demandés lors d’une demande de crédit, lors d’un dossier de location immobilière ou lors des déclarations d’impôts. Plus important encore, les bulletins de salaire seront demandés lors du calcul des droits au chômage ou des droits à la retraite. L’employeur sera obligé de conserver les fiches de paie 5 ans mais il est recommandé de les garder à vie.

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Quelles sont les conditions de remise du bulletin de salaire ?

La fiche de paie est remise au moment du paiement du salaire, en main propre, par voie postale, ou sous forme électronique. Il n’est cependant pas nécessaire pour l’employeur de demander un émargement.

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1. Qu’est-ce qu’un coffre fort numérique ?

Il s’agit d’une solution virtuelle, personnelle et dématérialisée de stockage. Il permet à l’employeur de mettre en ligne des documents personnels du salarié, de mettre des versions numériques de ces documents sur l’espace de stockage personnel du salarié. Il pourra s’y connecter de manière sécurisée. Les bulletins de salaires peuvent être mis en ligne et conservés sur ces espaces de stockage.

Le salarié utilisateur pourra recevoir, archiver, trier, classer et télécharger ses documents.

Le coffre-fort numérique est un outil particulièrement adapté à l’utilisation des bulletins de paie dématérialisée.

A savoir

Depuis 2017, l’employeur doit garantir la disponibilité des bulletins de salaire dématérialisés pendant une durée de 50 ans ou jusqu’aux 73 ans du salarié.

L’employeur n’est plus tenu d’obtenir l’accord préalable du salarié en cas de transmission numérique. Il doit cependant respecter un délai de prévenance d’un mois. Le salarié peut s’opposer à cette remise dématérialisée et exiger un bulletin de paie « version papier ».

2. Quels sont les avantages du coffre fort numérique ?

Les avantages du coffre-fort numérique sont multiples :

  • Le stockage des documents des salariés est plus facile, et sécurisé. L’espace est en effet personnel et les coffre-forts numériques garantissent la traçabilité numérique des documents.
  • Ce mode de stockage permet un gain de temps et d’espace, pour les services de ressources humaines et pour les salariés utilisateurs.
  • Il s’agit d’une démarche écologique, cela évite l’impression systématique des bulletins de paie.
  • Il permet une gestion plus facile des documents utiles pour la retraite et le chômage. Ces documents doivent être conservés pendant une durée importante ce qui peut engendrer un coût en termes de place. Il permet notamment l’édition de duplicata.

3. Quelles conditions doivent être respectés ?

Les données contenues dans les coffre-forts numériques étant personnelles, ceux-ci sont soumis à une régulation stricte. En effet, de nombreuses informations figurent sur les bulletins de salaire. Ainsi la réglementation implique un respect rigoureux du Règlement Général Européen relation à la Protection des Données (RGPD).

Le coffre-fort en ligne assure la réception, le stockage, la suppression et la transmission des documents numériques dans des conditions sécurisées permettant de garantir l’intégrité du document.

Les fichiers professionnels confidentiels doivent être protégés : bulletins de paie électroniques, contrats de travail, Bilan Social Individuel (BSI), etc.   

Ces décrets seront complétés de nombreuses normes et certifications que devront respecter les éditeurs et fournisseurs de coffre-forts électroniques. Par exemple, avec la norme eIDAS qui vérifie que la connexion est sécurisée ou encore la certification AFNOR qui atteste la qualité et la conformité du coffre-fort numérique proposé de manière indiscutable et impartiale du coffre-fort numérique.

Validation Gojee

Il existe de multiples raisons d’utiliser un coffre-fort numérique :

  • Permettre la création d’un espace dédié pour les différents interlocuteurs : il y aura un espace dédié pour les salariés. Ils pourront s’y connecter individuellement à tout moment et de manière sécurisée.
  • L’accès sera sécurisé et le contenu des documents aussi grâce à des technologies de cryptage, blockchain ou horodateur.
  • La confidentialité sera assurée.