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bulletin de paie dématérialisé

Depuis un décret entré en vigueur le 1er janvier 2017, un employeur peut fournir à ses employés un bulletin de paie « dématérialisé » soit sous le format numérique. Cette possibilité offre de nombreux avantages que cet article va tenter d’appréhender.

En bref

En quoi se diffère-t-il du bulletin de paie sous format papier ?

La différence principale réside dans le fait qu’un est numérique et accessible pour l’employé via un ordinateur alors que l’autre est en papier et accessible pour l’employé via la poste.

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Est-ce plus bénéfique pour une entreprise d’opter pour ce format ?

Oui car cela lui coûte moins d’argent ! En effet, il n’est plus nécessaire d’imprimer et envoyer les bulletins ce qui fait faire des économies considérables à l’entreprise ! La seule difficulté réside sur la mise en place de ce format…

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Est-ce plus compliqué à mettre en place que celui en papier ?

Oui car l’employeur doit assurer la confidentialité, la sécurité et la protection des bulletins de paie via des plateformes spécifiques. Cependant, il n’a plus besoin d’imprimer et d’archiver ces bulletins puisque la plateforme conserve directement ces documents.

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1. Le bulletin de paie dématérialisé : définition

Le bulletin de paie (communément appelé la fiche de paie) est le justificatif de paiement que l’employeur doit présenter à ses employés. Ce document très important permet ainsi la rémunération des salariés. Il est obligatoire pour l’employeur de fournir ce justificatif afin que les salariés puissent consulter et comprendre le calcul de leur rémunération, vérifier les heures de travail comptabilisées ainsi que les congés payés.

Le bulletin de paie dématérialisé est tout simplement le format numérique de ce document qui existait auparavant uniquement en format papier.

Depuis le 1er janvier 2017, l’employeur peut opter pour la dématérialisation du bulletin de paie sans accord préalable de ses employés. Cependant, il doit les informer de ce choix au moins 1 mois avant la remise de ce bulletin et les salariés peuvent s’y opposer. Dans les faits, on constate que les employés acceptent généralement ce format électronique qui présente plus d’avantages que d’inconvénients.

A savoir

La dématérialisation du bulletin de paiement à la même valeur juridique que celui sous format papier. En effet, il justifie toujours aux yeux de la loi la rémunération de l’employé à condition, bien sûr que les mentions obligatoires sont apposées.

2. Quels sont ses avantages ?

Les avantages de la numérisation de la fiche de paie sont présents du côté de l’employeur comme celui de l’employé.

  • En effet, du côté de l’employeur d’abord :

Cela lui permet de gagner du temps et de l’argent ! De fait, comme l’impression de cette fiche et son envoi postal n’est plus nécessaire, l’employeur n’a pas à compter l’encre, le papier et les coûts de l’envoi dans son budget, ce qui fait faire des économies non négligeables à l’entreprise ! L’employeur va aussi économiser de l’argent sur l’archivage qui ne sera désormais plus nécessaire puisque tout est conservé directement en ligne.

  • Du côté de l’employé :

De la même manière, il va gagner du temps puisqu’il va accéder plus facilement et plus rapidement à son bulletin de paie. De plus, il est aujourd’hui obligatoire de créer un espace personnel du salarié (appelé CPA qui est l’acronyme pour compte personnel d’activité) en ligne pour l’employé qui va permettre d’assurer la sécurité et la conservation de ses bulletins. Cela a un intérêt considérable pour le salarié qui n’a plus à acheter de gros classeurs et prendre le risque de perdre une fiche.

  • Pour la planète :

Autre avantage de cette dématérialisation est qu’il est n’est plus nécessaire de gaspiller du papier ! Bon, il est vrai que les serveurs demandent beaucoup d’énergies qui entraînent une pollution mais, celle-ci resterait, selon certains scientifiques, bien inférieurs à celles qu’entraîne la destruction de nos forêts !

Les inconvénients de ce format seraient liés aux problèmes numériques possibles : panne, erreur, … mais resteraient temporaires !

3. Comment mettre en place le bulletin de paie dématérialisé ?

Comme cela a été évoqué, l’employeur peut le mettre en place sans autorisation préalable de l’employé à condition de l’informer 1 mois avant la remise du bulletin de paie de ce choix. Si l’employé ne s’y oppose pas, l’employeur est libre d’opter pour la numérisation des fiches de paie. Il devra juste respecter les conditions de formes habituelles ainsi que certaines règles spécifiques.

Sur sa forme, le bulletin de paie dématérialisé doit conserver les mêmes mentions obligatoires que celles imposées en format papier à savoir : le salaire, l’identification de l’employeur, le nombre d’heures de travail comptabilisé, les congés payés…

De plus, l’employeur doit respecter plusieurs conditions afin d’assurer la protection de ces données.

En effet, il doit :

  • Protéger et sécuriser ces bulletins de paie en utilisant des serveurs et plateformes sécurisés qu’on appelle « coffre-fort numérique »
  • Assurer l’accessibilité de ces fiches à ses employés facilement
  • Assurer la confidentialité des bulletins de paie en proposant un accès sécurisé à l’employé par le biais d’une authentification forte afin de garantir qu’il n’y aura pas d’intrusion
  • Assurer la disponibilité des fiches de paie à l’employé pour une durée de 50 ans et jusqu’il atteint l’âge de 75 ans
  • Également, l’employeur doit conserver un double de ce document pendant au moins 5 ans.

A savoir

Pour passer du format papier au format numérique, il est possible de faire appel à des prestataires informatiques qui proposent des solutions de gestion. La liste de ces prestataires est assez longue, tu n’auras alors pas de difficulté à en trouver ! Il est conseillé cependant de bien te renseigner avant de faire appel à l’un d’entre eux pour éviter les arnaques.

Validation Gojee

En bref, le bulletin de paie dématérialisé n’est rien d’autre qu’un bulletin de paie électronique qui exige plus de prudence de la part de l’employeur !

Si tu as d’autres questions sur le sujet ou que tu aimerais mettre ce format en place dans ton entreprise, n’hésite pas à contacter un de nos conseillers pour te guider dans tes choix !